Manual de funciones
El presente documento tiene como objetivo mostrar la importancia de del manual de funciones , un manual de funciones es el que se refiere a un instrumento administrativo el cual le da apoyo a los pequeños quehaceres que se deben hacer cotidianamente en las distintas áreas dentro de una empresa. El manual de procedimientos le permite al personal de la empresa tener mejor capacitación.
El autor Duhalt K. M. define al manual, como “un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, políticas, procedimientos, organización de un organismo social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo”.
Un manual de funciones es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Este permite que la organización tenga un gran crecimiento con más efectividad el manual de procedimientos se desarrolla para cada una de las actividades u operaciones que tengan que ver los procesos administrativos y operativos de acuerdo con la ley establecida, el manual de procedimientos permite establecer objetivos para la organización, en este se consignan metódicamente las acciones y operaciones que se deben seguir para poder llevar a cabo las funciones generales para que la organización pueda funcionar bien .
Una de las ventajas del manual de funciones es que permite que las personas interaccionen con un mayor conocimiento de su rol dentro de la empresa lo que ayuda al proceso de la comunicación, integración y desarrollo, elimina desequilibrios en cargas de trabajo
Por otro lado una de las ventajas del manual de procedimientos y funciones es:
Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal
Proporciona una visión de la empresa al personal
Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto
Proporciona la descripción de una de sus funciones al personal
Son guías del trabajo a ejecutar
Ayudan en la inducción de impuestos
El manual de funciones se establece como una base fundamental para detectar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados de la organización en un término procedimiento este facilita la orientación, facilita la ubicación, delimitación de responsabilidades, define cargos, delimita función
Aspectos para desarrollar un manual de funciones:
1 Definir la estructura organizacional de la empresa
2 Definir la denominación y número de cargos que conformaran la estructura
3 Asignar a cada cargo las funciones que les corresponden
4 Establecer los requisitos (estudios, experiencia, perfil) necesarios para desempeñar las funciones asociadas
5 Establecer las relaciones jerárquicas entre los diferentes cargos
6 Aprobar y divulgar el manual de la empresa
El manual de procedimientos:
Apoya las actividades de diferentes áreas
Facilita su control y crecimiento
Registra actividades secuenciales
Registra acciones
Funciones generales especificas
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, estos manuales deben estar escritos lo más sencillos posibles, precisos y lógicos que permitan garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones de la organización
Para elaborar un manual de funciones se debe tener en cuenta las siguientes características:
1 Definir el objetivo
2 Recopilaciones de la información
3 Estudio de los departamentos
4 Elaboración de inventario de procedimientos
5 Análisis de la información
6 Integración de la información
7Revision de los objetivos, políticas y áreas responsables
El manual de funciones es importante debido a que recopila una serie de políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la organización por ende tiene como guía similitud con la constitución política de Colombia ya que esta reúne las normas básicas y no tan básicas
Como conclusión tener un manual de procedimientos en nuestra actualidad es prácticamente un valor agregado es algo que nos va a permitir a empezar a gestionar la información de nuestra empresa, nos ayuda de un u otra manera a generar políticas a seguir procedimientos a capacitar a la gente a que realice siempre las mismas funciones y las mismas actividades para ofrecerle siempre un servicio de calidad y un producto único al cliente. Los manuales de procedimientos además contienen las autorizaciones o documentos necesarios que nos indican el funcionamiento las máquinas o equipos a utilizar .La elaboración de un manual de procedimientos se logra mediante la recolección de datos relevantes en los diferentes departamentos, y siendo asesorados por recursos humanos quien nos proporciona necesarias para el logro.
El manual de funciones establece las bases de la filosofia general de la empresa respecto a las relaciones internas, imforma tanto a los empleados como a los supervisores , sobre las politicas y procedimientos de empleo de la empresa y sirve tambien para comunicar a los empleados sus derechos deberes, y responsabilidades .
por favor la fuente
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